Für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet Digitalisierung häufig nicht, das komplette Geschäftsmodell neu zu erfinden. Viel häufiger geht es darum, wiederkehrende Arbeitsabläufe einfacher zu organisieren. Besonders groß ist der mögliche Nutzen dort, wo viele Informationen gleichzeitig verarbeitet werden müssen.
Fahrdienstunternehmen gehören zu diesen Betrieben. Jeden Tag müssen Aufträge aufgenommen, Fahrzeuge eingeplant und Fahrer über Änderungen informiert werden. Im Bereich der Krankenfahrten kommen wiederkehrende Termine und besondere organisatorische Anforderungen hinzu. Eine spezialisierte Krankentransport Software kann diese Abläufe in einer gemeinsamen digitalen Arbeitsumgebung bündeln.
Mit dem Wachstum steigt die organisatorische Belastung
Viele Unternehmen beginnen mit einfachen Mitteln. Ein Kalender, eine Tabelle und das Telefon reichen zunächst aus. Problematisch wird es, wenn das Auftragsvolumen steigt.
Dann wächst nicht nur die Zahl der Fahrten. Auch die Zahl möglicher Überschneidungen nimmt zu. Fahrzeuge sind bereits unterwegs, Fahrer haben unterschiedliche Dienstzeiten und kurzfristige Kundenanfragen müssen zwischen bestehende Termine eingeplant werden.
Das Unternehmen wächst, aber gleichzeitig steigt der Anteil der Arbeitszeit, der für Koordination benötigt wird.
Insellösungen erzeugen zusätzliche Arbeit
In vielen Betrieben entstehen im Laufe der Jahre unterschiedliche Hilfslösungen. Kundendaten befinden sich in einem Programm, Termine in einem anderen und Fahrer erhalten Aufträge per Telefon oder Messenger.
Jede einzelne Lösung kann ihren Zweck erfüllen. Problematisch ist jedoch der Informationsaustausch zwischen ihnen.
Müssen Mitarbeiter Daten von einem System in das nächste kopieren, entsteht zusätzliche Arbeit. Gleichzeitig können Übertragungsfehler auftreten.
Zentrale Disposition erleichtert den Überblick
Eine zentrale Planung schafft eine gemeinsame Sicht auf den laufenden Betrieb. Disponenten können erkennen, welche Fahrzeuge bereits verplant sind und wo noch freie Kapazitäten bestehen.
Dadurch lassen sich neue Anfragen schneller beurteilen. Statt zunächst mehrere Kalender und Listen zu kontrollieren, stehen die wichtigen Informationen an einer Stelle zur Verfügung.
Besonders bei kurzfristigen Änderungen ist dieser Überblick hilfreich.
Fahrer digital in den Prozess einbinden
Die Digitalisierung darf nicht an der Bürotür enden. Ein Fahrdienst ist schließlich ein mobiles Unternehmen. Der größte Teil der operativen Arbeit findet außerhalb des Firmensitzes statt.
Fahrer benötigen aktuelle Angaben zu ihren Aufträgen und sollten Änderungen ohne unnötige Umwege erhalten. Gleichzeitig muss die Disposition wissen, wann eine Fahrt abgeschlossen wurde oder sich verzögert.
Digitale Fahreranwendungen können deshalb eine wichtige Ergänzung zur zentralen Planung sein.
Software kann Wachstum erleichtern
Für Unternehmer stellt sich irgendwann die Frage, ob weiteres Wachstum mit den vorhandenen Abläufen überhaupt sinnvoll bewältigt werden kann.
Wenn jeder zusätzliche Auftrag automatisch mehr manuelle Büroarbeit erzeugt, stößt das Geschäftsmodell organisatorisch an Grenzen. Werden dagegen wiederkehrende Prozesse digital abgebildet, kann das Unternehmen ein höheres Auftragsvolumen bearbeiten, ohne dass jeder einzelne Verwaltungsschritt entsprechend wächst.
Das macht spezialisierte Unternehmenssoftware vor allem für Branchen interessant, in denen viele ähnliche Vorgänge täglich wiederholt werden.
Fahrdienstunternehmen zeigen besonders anschaulich, wie groß der Unterschied zwischen einem digital unterstützten und einem rein manuellen Ablauf werden kann. Digitalisierung ist hier kein Selbstzweck. Sie soll Mitarbeitern Informationen schneller bereitstellen und dem Unternehmen ermöglichen, seinen Fuhrpark übersichtlich zu steuern.
